ISO standardi: Zašto postoje, čemu služe, koji su i kako do njih

ČEMU SLUŽE ISO STANDARDI?

ISO standardi drastično poboljšavaju kvalitet proizvoda koje pravi sama kompanija, odnosno kvalitet usluga koje pruža sama kompanija

Kada pomislite na ISO standarde prvo pomislite na nešto što ima veze sa kvalitetom. I to je tačno jer ISO standardi drastično poboljšavaju kvalitet proizvoda koje pravi sama kompanija, odnosno kvalitet usluga koje pruža sama kompanija.

Zašto je to tako?

Pa zato što ISO standardi služe da prikažu dobru praksu, odnosno da prikažu kako se najbolje radi neki proces, bilo da se radi o procesu prodaje, nabavke, realizacije usluga, proizvodnje, održavanja ili nečeg drugog. I po toj dobroj praksi radi cela kompanija.

Ideja koja stoji iza organizacije koja se zove International Standard Organization (ISO) je jednostavna. Opisati sve procese u firmi pomoću mape procesa, tj. algoritma gde je svaki korak u procesu predstavljen svojim prethodnim i sledećim korakom, osobom/osobama koje realizuju dotični korak i dokumentacijom koja nastaje kao posledica aktivnosti u tom koraku.

To znači da se pravi procedura koja opisuje idealan način kako se nešto sprovodi ili kako smo to već nazvali „primer dobre prakse“. To znači da je potpuno nebitno da li će proces nabavke određenog potrošnog materijala da sprovede referent nabavke Petar ili njegova koleginica Jana. Dok god postoji procedura za nabavku i dok god je zaposleni poštuju, tj, rade po njoj, isti će biti rezultat ove nabavke.

Na taj način raste kvalitet u firmi, jer svi rade po principu dobre prakse. Kako ništa nije idealno jer uvek postoji mogućnost za unapređenje, tako se i kompanijske procedure vremenom unapređuju. Kako prolazi vreme tako procedura dobija svoje nove verzije, pri čemu je svaka naprednija verzija prethodne. Znači malo po malo unapređujemo samu firmu. Malo po malo, iz dana u dan, meseca u mesec, godine u godinu. Strpljivo i konstanto menjamo, poboljšavamo, unapređujemo. I kada na sve te promene uključimo zakon velikih brojeva, onda te male promene svih procedura, postaju velike godišnje promene za samu organizaciju.

I, ako se vratimo na nabavke, nije samo Petar unapredio svoj način rada i naručivanja, već i Jana i svi ostali koji koriste ovu proceduru nabavki. Dakle, prilika za poboljšanje procedure je prihvaćena i odmah nakon njene implementacije, cela firma radi prema toj unapređenoj metodi. Zgodno, zar ne? Momentalno svi primenjuju novu najbolju praksu i unapređeni način rada.

Kako rastu procedure, tako raste i preduzeće. Zato su ISO standardi postali vrlo traženi jer su efikasan alat u rukama menadžmenta, alat koji lako prati procese u samoj firmi. Alat koji na jednostavan način prati realizaciju ciljeva i otkriva uska grla u sistemu. Nećemo da kažemo da su ISO standardi alat bez koga ne može savremen menadžer.

Dakle, neka bude da su ISO standardi SAMO idealan alat za svakog menadžera i svaku firmu koja želi da podigne kvalitet usluga i proizvoda.

Kako do ISO standarda?

Vrlo lako. Možete sami da pripremite dokumentaciju za ISO standrde. Jedini problem je što može da potraje, mnogo više nego što bi hteli. Naravno, potrebno je i da znate kako se to radi.

Ili možete da iskoristite prečicu i povećate verovatnoću da ćete se uspešno sertifikovati i dobiti ISO standarde tako što ćete angažovati profesionalce koji se bave implementacijom ISO standarda.

Obično taj proces pripreme za sertifikaciju ima dva dela:

priprema dokumentacije i
priprema zaposlenih za sertfikaciju.

Priprema dokumentacije znači da treba izraditi svu propisanu dokumentaciju za uvođenje ISO standarda. To je lakši deo. Teže je pripremiti zaposlene za sertifikaciju jer treba da demonstriraju poznavanje ISO standarda. To znači da će na sertifikaciji (ispitivanju) morati uspešno da odgovore na postavljena pitanja od strane sertfikatora. Moraće da pokažu da znaju kako se primenjuju procedure u njihovoj službi/sektoru, ko je za šta odgovoran, koja dokumenta se koriste i slično.

Naravno, zaposleni koji će se baviti ISO standardima nakon sertifikacije i koji će biti odgovoran za ISO standarde u samoj firmi, mora da pokaže mnogo, mnogo više od toga. Taj zaposleni se najčešće zove lice za QMS. Mora da pokaže i dokaže da zna da upravlja i preispituje ISO sistem, uklanja neusaglašenosti, preduzima kontrolne provere, menja i unapređuju sistem.

Dokaz da je sve to lako izvodljivo je vreme uvođenja ISO standarda. Obično ceo proces pripreme dokumentacije i zaposlenih traje 1-2 meseca, što naravno zavisi od veličine same firme. Za manje firme koje imaju 5-10 zaposlenih to traje brže pa je mesec dana dovoljno vremena da se firma pripremi za samu sertifikaciju, a za firme koje imaju 100 ili 1000 zaposlenih i ogroman broj procesa i procedura koje treba napraviti, situacija je drugačija. Kod njih je dva meseca premali rok.

Koji ISO standard mi treba?

Ovo pitanje je sasvim na mestu jer mnogi ne znaju da je u ovom trenutku ISO objavio 22448 standarda koji su u upotrebi. Znači skoro 22.500 standarda postoji i upotrebljava se.

Iako je početak najteži i zbunjujući, to nije slučaj kod ISO standarda. Kod ISO standarda je početak najjednostavniji jer se uvek kreće od jednog standarda. Taj je glavni i osnovni i bez njega se ne može uvesti ni jedan drugi.

Obično kada nekoga pitamo da li ima ISO standarde, mi u stvari mislimo na ovaj standard. To je ISO 9001 ili standard koji se bavi kvalitetom u organizaciji.

Engleski naziv je QMS (Quality Management System), a domaći prevod je sistem menadžmenta kvalitetom. Dakle, kada imate ISO 9001, tek onda možete uvesti druge standarde. U nastavku ćemo prikazati te najtraženije standarde, odnosno one koji su najmasovnije u upotrebi.

Neka “zlatna trojka” ili tri najčešće korišćena ISO standarda u praksi su: